Proje Yazılımlarına Olan İhtiyaç Her Geçen Gün Artmaktadır
Günümüzde özellikle büyük çaplı projelerde artan karmaşıklık ve yapılan planların sapması firmaların öngörülemeyen maliyetlerinin artmasına neden olmuştur. Siparişlerin geçmişe nazaran daha küçük partiler halinde talebi, özelleşen müşteri ihtiyaç ve beklentileri işletmelerin daha az kârla iş yapmalarına sebebiyet vermiştir. Bu nedenle zorluklar karşısında ayakta kalabilmek için, işletmeler eldeki kaynaklarını daha da verimli/etkin kullanmak zorundadırlar. Geleceğe yön verebilmek için işletmenin geçmişinde yer alan verilerin taranması, bu verilerden anlamlı sonuçlar çıkarmak ve kurumsal/süreç bazlı hedefler tanımlamak gereklidir.
Geçmişteki verilerin kullanılarak geleceğe yönelik tahminlerin yapılması ve planlama, bütçe ve maliyet kontrolü, insan ve makine kaynağının tahsis edilmesi, bununla birlikte hem kanuni yükümlülükler hem de müşteri pazarlarının zorunlu kıldığı belge ve dokümantasyon yönetimi proje yönetim programı yazılımlarına olan ihtiyacı arttırmıştır.
Proje yürütücünün üstlendiği en zor görev, kaynakları zamanlamaktır. Çünkü işletmede hayat devam ederken, hayatın getirdiği belirsizlikler de aynı şekilde süregelir. Projenin alacağı zamanın tahmin edilmesinde belirsizliklerin üstesinden gelmek gereklidir. Ayrıca farklı bölümlerdeki kişilerin günlük/belirli zaman dilimlerindeki eforunu ölçmek, hedeflerden sapmaların da gerekçelendirilmesi gerekmektedir. Planlanan-gerçekleşen performans arasındaki makasın daralması için, işgücünün zaman içinde gösterdiği ortalama performans değerleri, işletmedeki arıza/acil olay kaynaklı duruşlar, makine ayar/hazırlık süreleri, malzeme-araç gereç-personel bekleme oranı vb. bilgilere ihtiyaç vardır. Yıllık tatil, resmi ve idari izinler, enerji kaynaklı kısıtlamalar vb. ara vermelere ait de yön gösterici çizelgelerin elde olması gerekmektedir.
Şirket Hayatı Çok Yönlü Olarak Proje Yönetim Programı Üzerinde Birleşir
Proje planlarının kişisel bir klasörde veya ağ üzerinde durması, çok yönlü sorunlarla karşılaşılmasına neden olabilecektir. Çok sayıda firma, verileri bir veritabanında saklayabilme konusunda yetenekli değildir. Proje yönetim programı, doğası gereği çok kullanıcı olup, farklı bilgisayarlardan erişilebilir. Intranet veya extranet üzerinden erişilebilir, kullanıcı kayıtları ve kayıtlara yapılan müdahaleleri görme olanağı tanır. Verinin güvenli olması, ani gelişen olaylara karşı (yangın, su baskını, deprem vb.) korunması için bina dışında bir yerde yedeklenmesi sağlanır. Kullanıcıların kendi sorumluluk sahalarında olacakları proje/alanlar proje yönetim programı üzerinden çok hızlı bir şekilde yetkilendirilebilir.
